Informativa privacy Consorziati
Gentile Consorziato,
ai sensi e per gli effetti del Regolamento Europeo n. 2016/679 (di seguito il “Regolamento”), forniamo di seguito le informazioni relative al trattamento dei dati personali che ci vengono conferiti nell’ambito del rapporto con il Consorzio.
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è CONAI – Consorzio Nazionale Imballaggi, con sede legale in Roma, Via Tomacelli n. 132 e sede operativa in Milano, via Pompeo Litta n. 5 – Tel 02.540441, PEC conai@conai.legalmail.it.
2. Responsabile della protezione dei dati
Il Responsabile della protezione dei dati nominato da CONAI può essere contattato inviando una comunicazione a mezzo posta elettronica all’indirizzo dpo@conai.org.
3. Informazioni e dati trattati
Il trattamento riguarderà informazioni riferibili ai Consorziati, nel caso di imprese individuali, quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo: denominazione, ragione sociale, sede legale, recapiti telefonici, indirizzi di posta elettronica, P.IVA, stato e descrizione attività, codice ATECO, numero addetti, fatturato, dati bancari e le ulteriori informazioni fornite nel corso del rapporto, anche attraverso la trasmissione, da parte dei Consorziati, della documentazione necessaria ai fini del rapporto o in occasione di controlli e/o ispezioni.
Il trattamento potrà riguardare anche dati personali di legali rappresentanti e soggetti referenti dei Consorziati, quali nome, cognome, indirizzo di posta elettronica, codice fiscale, società o ente di appartenenza, ruolo o mansione.
Il trattamento potrà, infine, riguardare informazioni, anche riferite a clienti, fornitori e consulenti dei Consorziati, che si possono ricavare dalle fatture elettroniche emesse dai Consorziati.
(di seguito, complessivamente, i “Dati”).
4. Finalità e basi giuridiche del trattamento
I Dati sono trattati per le seguenti finalità:
a. esercizio dei diritti derivanti dalla detenzione della quota di partecipazione a CONAI;
b. espletamento delle attività connesse e strumentali alla detenzione della quota di partecipazione a CONAI;
c. adempimento di tutti gli ulteriori obblighi legali e contrattuali connessi alla detenzione della quota di partecipazione a CONAI, tra cui, a titolo esemplificativo, la partecipazione alle assemblee consortili;
d. partecipazione alle iniziative e attività di CONAI e fruizione dei relativi servizi;
e. svolgimento, da parte di CONAI, delle attività previste dalla normativa interna e comunitaria in materia di imballaggi e di rifiuti di imballaggi, nonché dalle disposizioni statutarie e di Regolamento di CONAI; in particolare: attività finalizzate alla liquidazione, accertamento e riscossione dei contributi dovuti dai Consorziati; verifiche e rilevazioni inerenti la produzione e/o l’utilizzo degli imballaggi e dei rifiuti di imballaggi; controlli e ispezioni volti a verificare l’adempimento degli obblighi statutari; attività di controllo, studio o ricerca sulla gestione degli imballaggi e dei rifiuti di imballaggi;
f. invio di comunicazioni, a mezzo posta elettronica, avente contenuto informativo e di aggiornamento su iniziative e attività istituzionali di CONAI e su tematiche legate alle stesse;
g. esercizio e difesa dei diritti di CONAI in ogni sede anche giudiziaria, amministrativa, nelle procedure arbitrali, di mediazione e di conciliazione;
h. cessazione della partecipazione.
Il trattamento dei Dati per le finalità indicate, ad eccezione della lettera g), trova base giuridica nell’esecuzione del contratto (art. 6.1 lett. a) GDPR), nonché nell’adempimento di obblighi a cui è soggetto CONAI (art. 6.1 lett. c) GDPR).
Il trattamento dei Dati per la finalità indicata alla lettera g) trova base giuridica nel perseguimento del legittimo interesse di CONAI.
5. Modalità di trattamento
Nell’ambito delle finalità indicate al precedente punto 4., il trattamento dei Dati avverrà in forma cartacea e, prevalentemente, mediante strumenti elettronici, nel rispetto delle disposizioni normative in materia di trattamento dei dati personali, adottando le misure di sicurezza adeguate.
I Dati potranno essere raccolti in fase di adesione al Consorzio, di variazione anagrafica o di recesso, di verifiche/ispezioni da parte di CONAI o per effetto della ricezione/elaborazione di denunce periodiche, dichiarazioni di opzione e di ogni altra modulistica necessaria.
Il trattamento dei Dati sarà gestito da personale interno a CONAI che svolge attività connesse e strumentali alle predette finalità, appositamente autorizzato, formato e istruito per garantirne l’adeguata sicurezza e riservatezza, nonché per evitare rischi di perdita e/o distruzione e accessi da parte di soggetti non autorizzati.
6. Comunicazione e diffusione dei Dati
Nei limiti strettamente pertinenti alle finalità indicate al punto 4. i Dati potranno essere comunicati a:
– Organi della Pubblica Amministrazione, anche in caso di verifiche e accessi ispettivi;
– Autorità Giudiziaria, Forze di Polizia, organismi di informazione e sicurezza o altri soggetti pubblici per finalità di difesa o di sicurezza dello Stato o di prevenzione, accertamento o repressione di reati;
– Organi di controllo o di revisione, in ottemperanza ad obblighi cui è soggetto CONAI;
– Soggetti/enti con cui CONAI avvia interazioni o collaborazioni per lo svolgimento di attività o funzioni statutarie e istituzionali.
I Dati possono inoltre essere comunicati a soggetti specificamente nominati Responsabili del trattamento (persone fisiche o enti che trattano dati su istruzione documentata di CONAI quali, a titolo esemplificativo: consulenti fiscali; soggetti addetti alla gestione di attività di data entry, di stoccaggio della documentazione, di inoltro delle comunicazioni, di gestione e manutenzione dei sistemi informatici, professionisti incaricati di effettuare i controlli e le ispezioni previsti dallo Statuto, soggetti incaricati di eseguire le attività di rilevazione).
L’elenco nominativo aggiornato dei Responsabili del trattamento può essere richiesto a CONAI.
7. Periodo di conservazione dei Dati
I Dati saranno conservati per tutta la durata della partecipazione a CONAI e, comunque, fino alla prescrizione dei diritti derivanti, fermo restando in ogni caso il rispetto degli obblighi di conservazione previsti dalla legge e conservazioni legate a necessità di accertamento, esercizio e difesa di un diritto.
8. Diritti dell’interessato
L’interessato ha diritto di chiedere a CONAI, con le modalità indicate dal Regolamento e ferme restando le disposizioni e limitazioni di cui al D.Lgs. n. 196/2003 (Parte I – Titolo I – Capo III):
– l’accesso, nei casi previsti (art.15 Regolamento) – l’interessato ha diritto di ottenere dal Titolare la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in tal caso, ottenere l’accesso ai dati personali e alle informazioni di cui all’art. 15 del Regolamento, in particolare: finalità di trattamento, categorie di dati personali, categorie di destinatari a cui i Dati sono stati o saranno comunicati, periodo di conservazione dei Dati o criteri utilizzati per determinare tale periodo, origine dei Dati, esistenza di un processo automatizzato compresa la profilazione;
– la rettifica dei Dati inesatti e l’integrazione di quelli incompleti, senza ingiustificato ritardo (art. 16 Regolamento);
– la cancellazione dei Dati per i motivi previsti senza ingiustificato ritardo (art. 17 Regolamento), come ad esempio quando non siano più necessari rispetto alle finalità sopra indicate o non siano trattati nel rispetto del Regolamento;
– la limitazione di trattamento per le ipotesi previste (art. 18 Regolamento), come nel caso si contesti l’esattezza dei Dati e occorra verificarne la correttezza;
– la portabilità vale a dire il diritto di ricevere, nei casi previsti (art. 20 Regolamento), in un formato strutturato di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i Dati e di trasmettere detti Dati ad un altro titolare del trattamento;
– l’opposizione al trattamento, nei casi previsti (art. 21 Regolamento).
Tutti i diritti sopra elencati possono essere esercitati inviando a CONAI una comunicazione a mezzo Posta Elettronica Certificata all’indirizzo conai@conai.legalmail.it o a mezzo lettera raccomandata all’indirizzo della sede operativa di Milano, Via Litta, 5.
9. Reclamo
Nel caso ritenga che il trattamento dei Dati violi le disposizioni contenute nel Regolamento, ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali secondo quanto previsto dall’art. 77 del Regolamento stesso
10. Natura del conferimento dei Dati
Il conferimento dei Dati ha natura obbligatoria ed è strettamente necessario al fine di adempiere agli obblighi di natura legale e contrattuale inerenti al rapporto consortile.
Pertanto, il mancato conferimento anche parziale dei Dati comporta l’oggettiva impossibilità di instaurare e di dare esecuzione al rapporto di partecipazione a CONAI, nonché di svolgere correttamente tutti gli adempimenti connessi al medesimo.
11. Trasferimento all’estero
I Dati sono conservati presso la sede di Conai e su server ubicati nell’Unione Europea.
Se, per l’esecuzione di alcune attività o l’erogazione di alcuni servizi, i Dati dovessero essere oggetto di trasferimento verso paesi terzi, il trasferimento in detti paesi avverrà nel rispetto di quanto previsto dal Regolamento e, nello specifico, in presenza di adeguate garanzie (decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea, ecc.).
12. Ulteriori informazioni e collaborazione
La protezione dei Dati e il rispetto dei principi previsti dalla normativa, con particolare riferimento al principio di trasparenza, sono per CONAI valori di primaria importanza. L’Ufficio Affari Legali e Societari di CONAI è a disposizione per fornire tutti gli eventuali chiarimenti sul trattamento dei dati personali. Le richieste possono essere inoltrate per iscritto, rivolgendosi al predetto Ufficio. È possibile, inoltre, segnalare eventuali incomprensioni del presente documento ovvero suggerire miglioramenti.